Загрузка...
23.11.2021
4 мин. на чтение

Электронный документооборот в трудовых отношениях получил правовое регулирование

en

Юридическая компания «Пепеляев Групп» сообщает, что 22 ноября 2021 г. приняты долгожданные изменения в Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), регулирующие электронный документооборот в трудовых отношениях (ЭДО)[1]

Это – результат многолетних обсуждений законопроекта и участия множества работодателей в экспериментах по ведению кадрового электронного документооборота. Теперь все работодатели вправе внедрять ЭДО для любых категорий работников, а не только для дистанционных.

К ключевым нововведениям относятся следующие

В электронном виде разрешается вести почти все кадровые документы, за исключением

  • приказов об увольнении;

  • некоторых документов по охране труда, в том числе документов о прохождении работником инструктажей, актов о несчастном случае на производстве;

  • трудовых книжек (если работник не перешел на электронный вариант).

Для перехода на ЭДО необходимо провести ряд подготовительных мероприятий, предусмотренных в ФЗ (ст. 22.2, 22.3 ТК РФ), и принять соответствующий локальный нормативный акт (ЛНА). Если в компании имеется профсоюз, то потребуется учесть его мнение в порядке ст. 372 ТК РФ. 

Принятый Закон устанавливает, какие виды электронной подписи и в каких случаях должны применяться в ЭДО.

Позднее будут также приняты единые требования к составу и формату электронных документов, устанавливаемые органами исполнительной власти.

Позитивным является то, что в принятый закон вошли многие предложения экспертного сообщества, в том числе наших юристов, принявших активное участие в работе над законопроектом. Например, по сравнению с изначальной версией законопроекта был значительно расширен перечень видов документов, для которых можно применять ЭДО. Также в целом принято наше предложение об установлении права работодателя самостоятельно определять в ЛНА перечень документов и категорий работников, для которых вводится ЭДО.
Согласно принятому Закону, ЭДО допускается только с согласия работников и только в отношении согласившихся. Однако такое согласие не потребуется при приеме работников после 31.12.2021, если они не имели трудового стажа.

Форма такого согласия должна быть письменная, с собственноручной подписью (либо с усиленной квалифицированной электронной подписью) работника.

К сожалению, в финальном тексте Закона не нашла отражения предлагаемая в интересах оптимизации работы компаний возможность внедрения ЭДО для всех работников в случае получения согласия большинства.

Принятые в ТК РФ изменения также смягчают некоторые избыточные требования закона, например:

  • документы при приеме на работу могут теперь предъявляться работником в электронном виде, если на это согласен работодатель;

  • ознакомить работников с ЛНА при приеме на работу можно будет в электронном виде;

  • в случае «форс-мажорной» ситуации (пожар, несчастный случай на производстве, эпидемия и др.) для работодателя и работника, не применяющих ЭДО, допускается временно обмениваться электронными документами или сканами/фото, с последующим представлением документов на бумажном носителе.

Для целей ЭДО работодатели вправе использовать платформу «Работа в России», а также свои собственные информационные системы («ИС»).

При этом все расходы по созданию и эксплуатации ИС работодателя, а также расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов лежат на работодателе.

Наконец, практически упразднен приказ о приеме на работу. Его издание теперь не является обязательным. Это дополнительно снижает административную нагрузку для работодателей.

В отношении дистанционных работников также теперь могут применяться правила ЭДО, установленные в ст. 22.1-22.3 ТК РФ, если работодателем будет принято такое решение.

Принятое регулирование об ЭДО вступает в силу со дня официального опубликования Закона, т. е. 22 ноября 2021 г., за исключением некоторых положений, касающихся участников эксперимента по ЭДО[2] и некоторых других, например:

  • положения о взаимодействии платформы «Работа в России» и ИС работодателя будут применяться с 1 сентября 2022 г., когда работодатель сможет напрямую выгружать документы работнику в личный кабинет на сайте «Госуслуги»;

  • требования к составу и формату электронных документов, устанавливаемых исполнительными органами власти, пока в разработке и вступят в силу с 1 марта 2023 г. Представляется, что до тех пор работодатели вправе самостоятельно устанавливать такие требования.

О чем подумать, что сделать

Компаниям, заинтересованным в ЭДО, следует прежде всего определить, какие ИС будут использоваться для этой цели (ИС компании и/или платформа «Работа в России»). Также нужно определить перечень документов и категории работников, в отношении которых будет применяться ЭДО, какие виды электронных подписей будут использоваться в компании, определить порядок подписания документов, дату введения ЭДО и, соответственно, срок уведомления работников и другие положения, а также решить иные организационные и технические вопросы. Компаниям, которые пока не приняли решение о переходе на ЭДО, рекомендуем постепенно начать подготовку, поскольку вполне возможно, что со временем ЭДО станет для работодателей обязательным, а не опциональным.

Помощь консультанта

Специалисты юридической компании «Пепеляев Групп» обладают обширным опытом консультирования по всем вопросам трудового права, включая вопросы ЭДО, и готовы оказать правовую поддержку при разработке необходимых организационно-правовых мероприятий для введения ЭДО в компании.

Кроме того, юристы практики трудового и миграционного права непосредственно участвовали в разработке проекта принятого Закона в интересах работодателей и готовы проконсультировать в сложной ситуации, а также, при необходимости, разъяснить принятые положения, вызывающие вопросы.




[1] Федеральный закон 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (Закон).
[2] В соответствии с Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Если Вы заметили ошибку или опечатку, выделите ее и нажмите CTRL+Q

Авторы

Виталия Кузнецова
Руководитель группы практики трудового и миграционного права
v.kuznetsova@pgplaw.ru

Практики

Подписаться на рассылку

Вас также может заинтересовать

skill

27.02.2024

Интервью с Натальей Коваленко - партнером компании «Пепеляев Групп»

Интервью с партнером компании «Пепеляев Групп» Натальей Коваленко

Смотреть

01.03.2024

За разглашение заработка коллеги сотрудник может быть уволен

Увольнение по статье 81 ТК РФ за разглашение охраняемой законом тайны применяется, только если сотрудник разгласил сведения,...

01.03.2024

Дисциплинарная ответственность. Как объявить взыскание, чтобы не проиграть спор

В статье партнера "Пепеляев Групп" Анны Берлиной и младшего юриста Александры Лебедевой - инструкция, которая поможет привлечь...

01.02.2024

Суд признал взыскание незаконным. Когда и как нужно опровергнуть информацию о проступке

Партнер «Пепеляев Групп» Анна Берлина и младший юрист Александра Лебедева рассказали, как выполнить требования Конституционного...

01.02.2024

Роман Жеребцов: «Суд превращается в бесплатную лотерею с шансом выиграть ценный денежный приз»

Руководитель группы практики трудового и миграционного права «Пепеляев Групп» Роман Жеребцов рассказал о том, какие споры...