Компания перешла на электронный документооборот. Топ-5 ошибок работодателей

Анна Берлина, партнер, руководитель практики трудового и миграционного права «Пепеляев Групп», выявила пять ошибок, которые совершают работодатели при работе с электронным документооборотом. Ошибки влияют на результаты споров с работниками в суде. В статье — советы, как минимизировать риски.

Электронный документооборот (ЭДО) — это удобный и современный способ взаимодействия между работниками и работодателями. Но при переходе на ЭДО работодатели нередко допускают ошибки или не учитывают отдельные важные моменты, что приводит к спорам с работниками или ослабляет позицию работодателя. Мы собрали топ-5 распространенных ошибок работодателей, которые стоит учесть, чтобы не попасть в аналогичную ситуацию и минимизировать свои риски.

Ошибка 1. Не провели разъяснительную работу среди работников

При переходе на ЭДО нужно провести разъяснительную работу среди работников, чтобы они понимали порядок идентификации, подписания документов электронными подписями. Недостаточное понимание процедур ЭДО может привести к судебным спорам с работниками. В качестве примера можно привести следующие кейсы.

Работодатель и работник подписали ученический договор посредством ЭДО. Когда работодатель попытался взыскать с работника расходы на обучение, работник стал оспаривать заключение ученического договора, утверждая, что подпись не его, ученический договор носил ознакомительный характер, а оригинал подписанного договора отсутствует. Аргументы работника убедили суд первой инстанции, однако апелляция и кассация поддержали работодателя. Доводы работника были признаны несостоятельными, ведь ученический договор был подписан усиленной квалифицированной электронной подписью и имел обязательную силу для обеих сторон.

Исходя из аргументов работника, можно предположить, что он плохо понимал, что подписывает юридически значимый документ. Полагаем, что, если бы работодатель разъяснил ему до подписания договора то, что подписание договора электронной подписью приравнивается к собственноручной подписи, спора можно было бы избежать (определение СК по гражданским делам Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.03.2021 по делу № 8Г-3951/2021 [88-4827/2021]).

Другой пример. Сотрудницу привлекли к уголовной ответственности по ч. 1 ст. 293 УК (халатность). Одним из нарушений было то, что сотрудница неоднократно передавала другим сотрудникам свой токен с ЭЦП для подписания документов от ее имени, а также оставляла его без присмотра на длительное время в течение рабочего дня. В свое оправдание сотрудница среди прочего заявляла, что она не имела опыта и достаточного уровня знаний и квалификации для работы с системой электронного документооборота. Однако суд признал ее виновной в халатности и оштрафовал на 10 тыс. руб. (постановление Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 16.02.2022 по делу № 77-1025/2022).

Как исправить. Перед тем как перейти на ЭДО, проведите разъяснительную работу среди сотрудников по всем нюансам электронного документооборота. Опыт показывает, что сотрудникам сложно воспринимать обучение ЭДО на слух, то есть в ходе семинара или вебинара. Чтение инструкций также неэффективно, мы уже давно привыкли осваивать такие вещи эмпирически. Оптимальный вариант — краткая презентация, инструкция с картинками и задание оформить документ в ЭДО (например, заявление на отпуск). Не забудьте собрать с сотрудников подписи о прохождении тренингов и об ознакомлении с локальными актами, регулирующими ЭДО. Во-первых, это поможет донести всю необходимую информацию до сотрудников. Во-вторых, в случае споров с каким-то из сотрудников о том, что он не понимал какие-то детали ЭДО, у вас будут дополнительные доказательства того, что работодатель объяснял ему эти требования, а работник должен был их соблюдать.

Ошибка 2. Не настаивали на соблюдении правил ЭДО

Сотрудницу уволили по соглашению сторон, которое было заключено путем обмена документами по электронной почте. Однако по условиям трудового договора взаимодействие между работником и работодателем должно было осуществляться путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, тогда как соглашение о расторжении трудового договора не было подписано усиленной квалифицированной электронной подписью сотрудницы. В связи с этим суд не увидел оснований полагать, что работник согласился расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон (апелляционное определение Московского городского суда от 20.07.2021 по делу № 33-29002/2021).

Как исправить. Если компания переходит на ЭДО, то придерживаться установленных правил постоянно необходимо. Отступление от этих правил может привести к спорным ситуациям и проигрышу в суде.

Ошибка 3. Не обеспечили доступность систем

Компания перешла на ЭДО при взаимодействии с работниками с использованием «1С:Документооборот». Один из сотрудников при подготовке объяснений для руководства обнаружил, что ему закрыли доступ к документам в системе «1С:Документооборот» и в результате он не может получать служебные приказы. Несмотря на просьбу в адрес внутренней службы безопасности предоставить работнику доступ к системе, в доступе ему было отказано. В суде, куда обратился работник, ограничение доступа к документам системы «1С:Документооборот» были признаны препятствием исполнения трудовых обязанностей и конкретных поручений руководства, оформленных приказами одновременно с созданием препятствий для их исполнения. Данные действия работодателя в отношении работника суд признал созданием неравных, неблагоприятных условий труда и дискриминацией работника по признакам, не связанным с его деловыми качествами (определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 12.04.2021 № 88-7246/2021).

Как исправить. Не привлекайте работника к дисциплинарной ответственности, если он не мог исполнить обязанность ввиду отсутствия доступа в системы, если, конечно, работник сам виновно не сломал этот доступ.

Ошибка 4. Не регламентировали порядок действий при технических проблемах

Рекомендуем регламентировать порядок действий при технических проблемах с электронными системами. С одной стороны, это позволит оперативно узнавать о возникающих проблемах, а с другой — лишит работников возможности ссылаться на технические неполадки при невыполнении поручений.

Как исправить. Пропишите конкретно в регламентах:

• при отсутствии доступа в систему — звони в IT;
• при отсутствии мобильной связи — пиши по электронной почте в IT и руководителю;
• проверяй работоспособность систем, обеспечивай заряд, свободную память, своевременные обновления и т. п.

Ошибка 5. Не оплатили расходы

ЭДО часто используется вместе с дистанционной работой. В таком случае у работодателя возникает обязанность компенсировать работнику расходы, связанные с дистанционной работой. Игнорирование этой обязанности может быть расценено судом как нарушение трудового законодательства.

Приведем пример из судебной практики. Работнику предложили подписать дополнительное соглашение к трудовому договору о дистанционной работе. В дополнительном соглашении было указано, что работник должен за свой счет обеспечить наличие высокоскоростного доступа к сети Интернет, оплату электроэнергии и иных расходов; в случае выхода из строя оборудования или отсутствия доступа к сети Интернет в течение одного рабочего дня осуществить за свой счет замену оборудования на работоспособное и обеспечить альтернативный доступ к сети Интернет для надлежащего исполнения своих трудовых обязанностей.

В ответ работник направил работодателю письмо с вопросом, как будут компенсироваться расходы за использование его личного имущества в служебных целях. Работодатель на этот вопрос не ответил, другую редакцию дополнительного соглашение не согласовал, и работник отказался подписать дополнительное соглашение. Далее работник был уволен за прогул и обратился в суд. В ходе судебного разбирательства отказ работодателя возмещать расходы работника на использование личного имущества в служебных целях при дистанционной работе суд расценил как намеренные действия по увольнению истца и злоупотребление правом. Этот эпизод послужил одним из оснований для удовлетворений требований работника об изменении формулировки увольнения, взыскания среднего заработка за время вынужденного прогула, компенсации морального вреда (определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 09.11.2021 по делу № 88-25472/2021).

Как исправить. Если работодатель не обеспечивает условия для дистанционного труда (и для ЭДО), то суд может квалифицировать это как воспрепятствование трудовой деятельности. А в случае подтверждения данных фактов может быть основой решения суда в пользу работника. Работодатель должен компенсировать все дополнительные расходы сотрудника, которые связаны с ЭДО.

Комментарий Романа Жеребцова, ведущего юриста «Пепеляев Групп»:
Электронный документооборот, дистанционное взаимодействие неразрывно связаны с темой защиты информации. Работодателю необходимо принимать дополнительные меры, чтобы не только защищать свои системы от несанкционированного копирования, но и чтобы обязать сотрудников сохранять все результаты своего труда не где-то у себя на компьютере, а на системах работодателя. Возможно, к каким-то системам компания предпочтет не давать электронного доступа. Интересный кейс рассмотрел Четвертый кассационный суд (см. определение от 16.09.2021 по делу № 8Г-17089/2021) — работник сам организовал себе дистанционный доступ и зашел в систему в выходной день. Суд подтвердил, что выговор за такое «творчество» правомерен.

Еще один важный аспект — право работников на отключение. Чтобы сотрудник не требовал сверхурочных за то, что в ночи ему поступил целый поток писем, например, из-за разницы часовых поясов, укажите в локальном нормативном акте, что после окончания рабочего дня можно отключаться от систем.

Источник: «Корпоративный юрист»