Антимонопольный комплаенс: практические советы по организации эффективного механизма

В Федеральном законе от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции» (далее – Закон о защите конкуренции, Закон) появились термин «система внутреннего обеспечения соответствия требованиям антимонопольного законодательства» (далее – антимонопольный комплаенс) и список обязательных элементов такой системы.

Антимонопольный комплаенс – это совокупность правовых и организационных мер, направленных на соблюдение компанией требований антимонопольного законодательства и предупреждение его нарушения (п. 24 ст. 4 Закона).

Такие меры должны быть предусмотрены одним или несколькими внутренними актами, принятыми непосредственно самой компанией или другой организацией – чаще всего головной – группы, в которую она входит.

Эти акты необходимо опубликовать на сайте компании в Интернете и обязательно на русском языке.

Кроме того, компания вправе направить внутренний акт, регулирующий антимонопольный комплаенс, или его проект в ФАС России. Служба в течение 30 дней обязана рассмотреть эти документы и дать заключение об их соответствии или несоответствии требованиям законодательства о защите конкуренции.

Закон устанавливает минимальные требования к содержанию внутреннего акта (ст. 9.1). В такой документ должны быть включены:

• требования к порядку оценки антимонопольных рисков;
• меры по снижению выявленных рисков;
• меры, направленные на осуществление контроля за функционированием комплаенса;
• порядок ознакомления работников с соответствующим внутренним актом (внутренними актами);
• информация о должностном лице, ответственном за функционирование комплаенса.

Международные стандарты и российские практики

В принятых поправках в Закон о защите конкуренции перечислены только минимальные требования к антимонопольному комплаенсу. Построить действительно эффективную систему помогут, прежде всего, международные стандарты по риск-менеджменту. Кроме того, полезен пример госорганов, а также тех компаний, которые уже внедрили у себя антимонопольный комплаенс и делятся опытом в статьях, на конференциях и иных мероприятиях (например, МТС, «Балтика», СИБУР и др.).

Один из наиболее полезных документов – ISO 19600 «Системы менеджмента соответствия. Руководящие указания». Это руководство по построению комплаенс-систем.

Можно использовать также ISO 31000 «Риск-менеджмент. Принципы и руководства».

Из отечественных документов следует учитывать, в частности, Приказ ФАС России от 27.11.2018 № 1646/18 «О системе внутреннего обеспечения соответствия требованиям антимонопольного законодательства в ФАС России» и Распоряжение Правительства РФ от 18.10.2018 № 2258-р «Об утверждении методических рекомендаций по созданию и организации федеральными органами исполнительной власти системы внутреннего обеспечения соответствия требованиям антимонопольного законодательства».

Пять обязательных элементов антимонопольного комплаенса

Установленными требованиями предопределены основные элементы, из которых складывается система внутреннего обеспечения соответствия нормам антимонопольного законодательства.

Оценка антимонопольных рисков

Прежде всего компании необходимо понять, какие антимонопольные требования и запреты применимы к ее деятельности. Иными словами, определить свои антимонопольные обязательства. Их источниками являются Закон о защите конкуренции и подзаконные акты, Договор о ЕАЭС, применимое иностранное законодательство, предписания ФАС России и решения судов в отношении компании, отраслевые кодексы поведения и др.

Затем следует выявить риски, сопоставив антимонопольные обязательства с бизнес-процессами и определив таким образом ситуации, в которых обязательства могут быть нарушены.

На начальном этапе может понадобиться аудит с привлечением внешних специалистов. В результате его проведения необходимо ответить на вопросы о том:

• как ваша компания взаимодействует с регулятором и судами – для этого надо поднять все когда-либо полученные предупреждения, предписания, штрафы, жалобы, возбужденные дела;
• какие у нее релевантные рынки и какой долей на них она обладает – важно помнить, что антимонопольные риски возрастают с увеличением рыночной доли;
• какова релевантная практика ФАС России и судов в отношении контрагентов и конкурентов вашей компании;
• где у вас традиционно высокий антимонопольный риск: допустим, при взаимодействии с конкурентами (в рамках совместных предприятий, ассоциаций) и (или) контрагентами (их отбор, коммерческие условия сотрудничества, скидки и премии), в сферах ценообразования, закупок, маркетинга или же в процессе взаимодействия с регулятором, особенно во время проверок.

Аудит предполагает следующие мероприятия:

• проверку политик и стандартных процедур, а также договоров компании;
• проведение интервью с сотрудниками, цель которого понять, как выполняются уже принятые компанией правила и какие бизнес-процессы остаются неурегулированными;
• проверку электронной переписки сотрудников, как минимум по ключевым словам, поскольку антимонопольный орган может использовать ее при выявлении и доказывании нарушений.

Далее выявленные риски должны быть описаны, классифицированы по областям, также следует проанализировать причины и условия их возникновения.

Риски оцениваются с точки зрения вероятности их наступления и тяжести последствий (штрафов, убытков, вреда репутации, ответственности менеджмента и т. п.). При этом компания может использовать ISO 31000. Для удобства формируется матрица рисков, в том числе с цветовой индикацией их уровней.

Общий результат аудита может быть оформлен в виде отчета или карты рисков с их описанием, анализом причин и условий возникновения, индикацией уровня.

В дальнейшем компании нужно периодически, например раз в год, проводить переоценку уже выявленных рисков и проверять, не появились ли новые. Кроме того, внеплановый аудит комплаенс-рисков может потребоваться в случаях, если компания выйдет на новые рынки, изменятся бизнес-процессы, произойдут структурные или стратегические трансформации, будут выявлены нарушения, а также при значительных изменениях рыночной ситуации, законодательства и т. п.

Снижение выявленных антимонопольных рисков

В отношении каждого из выявленных рисков компании надо определить необходимые корректирующие действия.

Оформить результаты такой работы можно в виде «дорожной карты» с описанием риска и конкретных мер по его минимизации, а также с обозначением сроков, ответственных лиц, необходимых ресурсов и пр. Принимаемые меры должны составлять единую систему комплаенс-менеджмента, вписанную в иные бизнес-процессы компании. Например, риски могут быть устранены путем внесения изменений в действующие договоры и внутренние политики, принятия дополнительных внутренних актов в областях высокого риска (ценообразования, сбыта, маркетинга и т. п.), типовых форм договоров, шаблонов писем и внутренних отчетов, стандартов поведения сотрудников.

С организационной точки зрения в бизнес-процессы полезно встроить функцию контроля, в частности обязанность согласовывать действия с юристами, топ-менеджментом и т. д. По возможности, чтобы исключить ошибки на местах, следует автоматизировать некоторые процессы, скажем согласование договоров.

Чтобы комплаенс действительно работал, он не должен оставаться только на бумаге – руководству компании важно и на словах, и на деле культивировать уважительное отношение к антимонопольным правилам и развивать культуру поведения персонала.

Для работников компании необходимо провести обучение в форме тренингов, онлайн-курсов и т. п., а затем тестирование. Цель – обеспечить выполнение сотрудником своей функции в соответствии с требованиями антимонопольного комплаенса. Программу обучения нужно адаптировать под выполняемые конкретным работником функции, она должна быть составлена просто и практично (лучше всего на примерах), а также учитывать пробелы в знаниях и опыте, выявленные по итогам тестов или в результате нарушений. Тренинги надо сделать периодическими, например встроенными в ежегодный план обучения. Кроме того, они необходимы, когда на работу принимаются новые сотрудники, происходят кадровые изменения или изменения в комплаенс-политике, выявляются нарушения.

Компания может устанавливать для себя комплаенс-цели на определенный период (KPI). Для каждой из них нужно обозначить, что конкретно будет сделано, какие ресурсы потребуются, кто ответственен за достижение цели и в какой срок она должна быть достигнута, каковы порядок оценки результатов. Так, целями могут стать повышение процента сотрудников, успешно прошедших обучение, уменьшение количества претензий регулятора или полученных жалоб.

Контроль за функционированием антимонопольного комплаенса

Система комплаенса должна постоянно совершенствоваться. Для этого необходим мониторинг, то есть постоянные сбор, анализ и оценка информации об эффективности мер по устранению или снижению рисков, а также работы системы в целом (например, об эффективности тренингов, контроля, распределения обязанностей, работы с нарушениями, актуальности антимонопольных требований и запретов).

Информацию компания может получать:

• от сотрудников, в том числе анонимно и по горячей линии, в ходе тренингов;
• покупателей и поставщиков через формы обратной связи, жалобы;
• регулятора при проведении проверок.

Кроме того, желательно периодически проводить аудит системы.

Результаты контроля за функционированием комплаенса следует фиксировать в регулярных отчетах. В них приводятся сведения, в частности:

• о новых антимонопольных требованиях и запретах и их влиянии на компанию;
• достижении KPI по комплаенс-целям;
• выявленных нарушениях и тенденциях;
• принятых мерах; взаимоотношениях с антимонопольным органом;
• результатах мониторинга и аудита эффективности системы.

Топ-менеджмент компании должен знакомиться с отчетами и принимать на их основании необходимые меры.

Определение порядка ознакомления работников с комплаенс-политикой

Обычно сотрудники знакомятся с комплаенс-политикой под подпись, когда их принимают на работу. Повторное ознакомление может быть обусловлено, например, выявлением нарушений, внесением изменений в политику или проведением тренинга.

В трудовых договорах, должностных инструкциях и системах оценки и поощрения сотрудников необходимо четко указать их обязанность следовать принятым компанией внутренним документам по антимонопольному комплаенсу, проходить обучение, а также сообщать о допущенных нарушениях.

Назначение должностного лица, ответственного за функционирование комплаенса

В штате компании может быть комплаенс-офицер. Этот сотрудник (или подразделение) ответственен за выстраивание и функционирование системы соответствия антимонопольным требованиям.

Он выполняет целый ряд обязанностей:

• разрабатывает акты компании о комплаенсе и вносит в них изменения;
• выявляет и оценивает риски, в частности составляет их карту и матрицу;
• составляет план мероприятий («дорожную карту») по снижению рисков;
• выявляет конфликты интересов;
• консультирует сотрудников компании по вопросам соблюдения антимонопольного законодательства и внутренних правил;
• проводит внутренние расследования, взаимодействует с другими подразделениями, принимает обращения о возможных нарушениях;
• взаимодействует с регулятором во время проверок;
• сообщает о допущенных нарушениях руководству и предлагает меры ответственности за несоблюдение правил;
• следит за эффективностью комплаенса, в частности осуществляет мониторинг и готовит ежегодные отчеты, а также принимает меры по устранению недостатков.

Важно, чтобы комплаенс-офицер был независимым, подотчетным непосредственно руководству компании, чтобы он обладал полномочиями и ресурсами, достаточными для выполнения его задач.