Загрузка...

Эксперимент по использованию электронных документов, связанных с трудовыми отношениями

16.04.2020
4 мин.
на чтение
Прочитать позже

Юридическая компания «Пепеляев Групп» информирует о планируемом проведении на территории Российской Федерации эксперимента по использованию электронных документов, связанных с трудовыми отношениями.

В рамках реализации национальной программы «Цифровая экономика»[1] 14 апреля 2020 года Государственной Думой был принят Федеральный закон «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» («Закон»). В ближайшее время ожидается одобрение Закона верхней палатой парламента и его подписание Президентом РФ.

В рамках эксперимента работникам и работодателям предлагается отказаться от использования в трудовых отношениях бумажных документов, для которых такая форма является обязательной в соответствии с действующим законодательством, и которые должны быть подписаны собственноручной подписью работника. По смыслу эксперимента такие документы теперь можно будет оформлять в электронном виде (далее – «Электронные документы»).

Целями эксперимента обозначены:

  • разработка на законодательном уровне механизмов ведения и применения Электронных документов, создание условий для их использования;
  • оценка эффективности эксперимента и подготовка по итогам эксперимента предложений о внесении изменений в трудовое законодательство РФ в части использования Электронных документов, с учетом всех особенностей, выявленных в ходе его проведения.

Планируется, что эксперимент будет проводиться до 31 марта 2021 года включительно.

В ходе эксперимента работодатели смогут фактически перейти на электронный документооборот с работниками, используя для этого электронную почту или систему «Работа в России» (https://trudvsem.ru).

Электронные документы в рамках эксперимента можно будет подписывать с использованием электронной подписи. Законом предусмотрено, что для работодателей это всегда должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись. А для работников допускается использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись, а в случае использования системы «Работа в России» работник сможет подписывать документы своей простой электронной подписью, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Участие в эксперименте добровольное как для работодателей, так и для их работников и соискателей. При этом работники и соискатели должны предварительно выразить свое согласие на участие в эксперименте путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления. Впоследствии работники и соискатели могут в любой момент отказаться от участия в эксперименте. Т.е. если у работодателя, участвующего в эксперименте, только часть работников выразит согласие на участие в нем, в отношении остальных работников будут применяться общие правила трудового законодательства как и прежде.

comment.jpg

Обращаем Ваше внимание на следующие ограничения:

(1) в эксперименте не могут принимать участие дистанционные работники и сотрудники, работающие на условиях аутстаффинга;

(2) эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.


Работодателю, желающему участвовать в эксперименте, до начала его проведения необходимо:

  • заявить о желании участвовать в эксперименте в соответствии с положением о порядке проведения эксперимента[2];
  • определить дату начала проведения эксперимента;
  • утвердить перечень видов Электронных документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
  • при необходимости определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте;
  • уведомить[3] о проведении эксперимента каждого работника и соискателя[4] в письменной форме, а также о праве отказаться от участия в эксперименте;
  • получить согласия работников и соискателей на участие в эксперименте;
  • сформировать и утвердить список работников, участвующих в эксперименте;
  • принять (или изменить уже принятые) локальные нормативные акты компании в связи с проведением эксперимента, в том числе, об использовании электронной подписи и об обработке Электронных документов, содержащих персональные данные;
  • ознакомить работников и соискателей под роспись (пока еще в бумажном варианте) с принятыми локальными нормативными актами, регулирующими отношения в связи с экспериментом;
  • внести в трудовые договоры и иные договоры изменения в связи с участием в эксперименте;
  • создать специализированную информационную систему либо обеспечить возможность использования в целях эксперимента уже действующей информационной системы;
  • обеспечить работнику беспрепятственный доступ к Электронным документам в рамках использования информационной системы;
  • обеспечить защиту Электронных документов от неправомерного доступа;

comment.jpgОбращаем Ваше внимание, что расходы по созданию, использованию и хранению Электронных документов, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника, несет работодатель. Отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.


О чем подумать, что сделать

Организациям и индивидуальным предпринимателям, решившим принять участие в эксперименте, рекомендуется заранее спланировать свои действия и мероприятия по подготовке и участию в эксперименте. Одной из заявленных целей Закона является внесение изменений в трудовое законодательство РФ по итогам эксперимента, предусматривающих всеобщее использование Электронных документов в трудовых отношениях. Вполне вероятно, что процедуры, предусмотренные Законом, будут положены в основу будущих изменений трудового законодательства. Поэтому компаниям, отказавшимся от участия в эксперименте, мы также рекомендуем отслеживать информацию о ходе эксперимента из публичных источников и учитывать эти сведения в рамках планирований бизнес-процессов компании.

Помощь консультантов

Специалисты «Пепеляев Групп» готовы оказать любую поддержку бизнесу по вопросам участия в эксперименте, подготовки необходимых документов, связанных с использованием электронных документов как внутри организации, так и в отношениях с контрагентами, а также в решении любых других вопросов правового характера.



[1] В рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды»

[2] Напомним, что такое положение утверждает Минтруд

[3] Не позднее, чем за 1 месяц до начала проведения эксперимента

[4] При приеме на работу

Возврат к списку

Отправить статью

Для получения доступа к Обзорам судебной практики по налоговым спорам необходимо оформить подписку.

Год

30000 рублей + НДС

Подписаться
Я уже подписчик

Необходимо авторизоваться чтобы получить доступ

Авторизоваться

По вопросам подписки обращайтесь, пожалуйста, к Маргарите Завязочниковой
E-mail: m.zavyazochnikova@pgplaw.ru
Nел. +7 (495) 767 00 07

28.09.2022
Александр Виноградов в «Топ 100 директоров по персоналу»
28.09.2022
Елена Соколовская выступила на Антимонопольном форуме 2022
15.09.2022
Внесудебное урегулирование спора между двумя клиентами компании
15.09.2022
Сайт «Пепеляев Групп» признан лучшим среди российских юридических фирм
07.09.2022
Наталья Присекина рассказала на ВЭФ о Международном коммерческом арбитражном суд...
07.09.2022
«Пепеляев Групп» оказала правовую поддержку АО «КТК-Р» в ходе судебного разбират...
02.09.2022
Усиление IP-практики «Пепеляев Групп»
29.08.2022
Юристы «Пепеляев Групп» провели семинар для корейского бизнеса во Владивостоке