В компании выявлена недостача. Как использовать результаты инвентаризации в трудовом споре

Растрата денег из кассы или потеря ценного ноутбука — повод взыскать с сотрудника деньги. Но сначала нужно понять, сколько потеряла компания и доказать вину работника в причинении ущерба. В этом поможет внутренняя проверка с инвентаризацией имущества работодателя.

В качестве материальных ценностей выступают как наличные деньги, с которыми имеют дело продавцы – кассиры, так и другие объекты. В случае растраты, потери или хищения имущества компания вправе рассчитывать на возмещение ущерба. Но для этого понадобится выяснить размер потери с помощью инвентаризация. Примет суд ее результаты или отклонит как ненадлежащие доказательства будет зависеть от того, насколько аккуратно, точно и тщательно работодатель выполнит предписания методических указаний. Так, в переучете имущества должны участвовать все лица, упомянутые в приказе, а также работник; его отсутствие рассматривают как явное нарушение методики. С внимательностью нужно отнестись и к составлению описей и актов. Все исправления необходимо заверить подписями членами комиссии, а не замазывать. Нельзя забывать и про обязательный реквизит этих документов — подпись материально ответственного лица. Отступление от этих правил приведет к проигрышу дела, даже если работник фактически «нечист на руку».

Большинство работников несут перед работодателем ограниченную материальную ответственность. То есть независимо от размера ущерба сотруднику грозит потеря среднего заработка. Больше с него получить не удастся в силу ограничений ст. 241 ТК РФ. 

Некоторым сотрудникам придется отвечать по полной (ст. 243 ТК РФ). В случае хищения или пропажи денег, товара на них ляжет обязанность вернуть работодателю всю сумму. 

Так или иначе необходимо доказать факт причинения ущерба, противоправное поведение работка, его вину и причинно-следственную связь между причинением вреда и поведением работника. Процедуру привлечения работника к материальной ответственности условно делят на следующие этапы: фиксация нарушения, проведение проверки комиссией, принятие решения о привлечении к ответственности, взыскание ущерба. 

Первые два этапа (фиксация и проверка) имеют наибольшее значение для возмещения потерянного имущества. Ведь именно на работодателя возлагается обязанность подтвердить наличие прямого действительного ущерба и его размер (п. 4 постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52; далее — Постановление № 52). Недоказанность указанных обстоятельств исключает материальную ответственность работника.

Доказать, что организации причинен ущерб можно с помощью проверки наличия имущества, которое числится на балансе организации. Основной способ такой проверки — инвентаризация имущества (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; далее — Закон № 402-ФЗ). Она выявляет расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. 

Особенно тщательно нужно провести инвентаризацию, если работника планируют уволить за утрату доверия (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Отсутствие убедительных документальных доказательств причинения материального вреда повлечет признание расторжения трудового договора по указанному основанию незаконным. Это подтверждают апелляционные определения Ростовского областного суда от 22.04.2013 по делу № 33-4910/2013, Краснодарского краевого суда от 11.06.2013 по делу № 33-12440/13. В качестве надлежащих доказательств часто выступают документы, оформленные в ходе инвентаризации. 

По общему правилу количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации, устанавливает руководитель организации (ч. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Ранее действующий Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ содержал аналогичную норму (ст. 12). 

Порядок проведения инвентаризации утверждают в составе учетной политики организации. На это указано в п. 4 ПБУ 1/2008 (утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

В некоторых случаях инвентаризация становится обязательным мероприятием. Ситуации, о которых идет речь, перечислены в п. 27 Положения (утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), п. 1.5 и п. 1.6 Методических указаний (утв. приказом Минфином РФ от 13.06.1995 № 49; далее — Методические указания № 49). Этими перечнями нужно руководствоваться до принятия федеральных и отраслевых стандартов.

В силу указанных норм инвентаризация обязательна например, при пожаре на складе, хищении денег из кассы либо порче товара. В указанных обстоятельствах она является надлежащим способом доказывания причинения ущерба работодателю. А вот если работник нанес вред имуществу своих коллег или посетителей, то переучет не потребуется. Такой случай не предусмотрен в законе, так как выявить отсутствие чужого имущества, не числящегося на балансе компании нельзя. 

Пожалуй, самый распространенный случай с обязательной инвентаризацией — замена продавца или сотрудника склада другим работником. 

Поскольку их работа связана с деньгами и (или) товаром (продуктами, одеждой, обувью и т.п.), то с ними заключают договор о полной материальной ответственности. С единственным продавцом, складским работником подписывают договор об индивидуальной ответственности, а если в торговом зале, на складе одновременно трудятся несколько сотрудников, то — о коллективной ответственности. 

Правомерное заключение договора о полной материальной ответственности дает работодателю преимущество в споре. Выявление у работника недостачи, обязывает его доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба (п. 4 Постановления № 52). Представителю компании нет необходимости искать обвиняющие доводы. В отношении работников с кем не заключен такой договор, документов инвентаризации недостаточно и компании необходимо доказать вину работника в причинении вреда. 

Инвентаризацию проводят перед уходом материально ответственного лица в отпуск, при передаче ценностей в связи с его болезнью или увольнением. Причем период отсутствия работника неважен, то есть двухдневный отпуск за свой счет также требует переучета, конечно, если другой человек будет иметь доступ к имуществу в период его отсутствия (апелляционные определения Липецкого областного суда от 17.02.2014 по делу № 33-415/2014, Псковского областного суда от 19.08.2014 по делу № 33-1292/2014). 

Кстати, отсутствие сменщика для увольняющегося работника не может стать причиной для его задержки в компании. В интересах работодателя провести мероприятия по расторжению трудового договора вовремя. Иначе неизбежен иск о задержке трудовой книжки. 

С коллективной материальной ответственностью переучет также необходим при смене бригадира, выбытии половины (и более) членов коллектива либо по требованию члена бригады (п. 1.6 Методических указаний). 

Итак, без инвентаризации не обойтись в каждом случае злоупотребления, хищения или порчи имущества. Ею займется специальная комиссия.

Возместить ущерб через суд удается не всегда. Когда он выявит отсутствие сейфа и замка на двери кассы либо видеокамер и системы сигнализации на складе, то применит ст. 239 ТК РФ и абз. 3 п. 5 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52. По этим нормам работника освобождают от материальной ответственности при условии, что ущерб возник из-за отсутствия надлежащих условий для хранения имущества, которое было ему вверено. 

Так, работодателю отказали в удовлетворении иска, поскольку ущерб был причинен вследствие кражи, когда работник в одиночку перевозил груз. По мнению суда, постоянное нахождение водителя при транспортном средстве в течение всего рейса объективно невозможно и ему требуется помощь напарника. Особенно это актуально для грузовых перевозок на значительные расстояния (апелляционное определение ВС Республики Карелия от 05.08.2014 по делу № 33-2934/2014). 

Другой суд принял аналогичное решение, так как магазин не охранялся и товарные ценности находились в свободном доступе для посторонних лиц, включая хозяина и членов его семьи. Указанные обстоятельства (наряду с другими нарушениями) исключили материальную ответственность работника (апелляционное определение Саратовского областного суда от 02.10.2014 по делу № 33-5596).

Инвентаризацию проводит комиссия, которую создает работодатель. Обычно достаточно одной группы проверяющих, но при большом объеме работ (крупная компания, сжатые сроки) к переучету приступает несколько комиссий. Одни занимаются инвентаризацией имущества, а другие — финансовых обязательств.

Комиссию формируют приказом. Его отсутствие суды рассматривают как существенный недостаток (апелляционные определения Саратовского областного суда от 09.10.2014 по делу № 33-5774, ВС Республики Алтай от 17.12.2014 по делу № 33-1071). 

За основу приказа целесообразно взять бланк, приведенный в приложении 1 к Методическим указаниям № 49 либо форму № ИНВ-22 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88; далее — Постановление № 88). Поскольку они являются примерными и не обязательны для применения, то их можно доработать под нужды компании. При этом лучше оставить имеющуюся в них информацию и только добавлять необходимые графы и строки. Это вызвано тем, что с момента отмены унифицированных форм судебная практика по признанию в качестве допустимых доказательств документов, утвержденных внутри организаций, не сформировалась. В связи с этим, у судов не исключены претензии к содержанию приказа работодателя (апелляционное определение Волгоградского областного суда от 02.10.2013 по делу № 33-10910/2013).

Аналогичные рекомендации действуют и в отношении формы журнала (книги), где в силу п. 2.3 Методических указаний № 49 указаний нужно зарегистрировать приказ о проведении инвентаризации. В данном случае основной послужит форма № ИНВ-23 (утв. Постановлением № 88) либо бланк из приложения 2 Методических указаний № 49. 

В приказе прописывают состав комиссии. В нее включают бухгалтеров, кладовщиков, работников склада, экономистов, плановиков, а вот директору принимать участие в инвентаризации необязательно (абз. 2 п. 2.3 Методических указаниях № 49). 

При формировании комиссии нужно проверить, не собирается ли кто-то из кандидатов в отпуск или командировку, так как присутствовать на переучете должны все лица, перечисленные в приказе. В противном случае результаты инвентаризации признают недействительными (абз. 4 п. 2.3 Методических указаниях № 49). Также важно не допускать к проверке лиц, не поименованных в приказе о назначении комиссии. Их участие исключает объективность и правомерность результатов инвентаризации (определения Челябинского областного суда от 15.09.2011 по делу № 33-9939/2011, Нижегородского областного суда от 14.02.2012 по делу № 33-1278/2012, Владимирского областного суда от 02.10.2012 по делу № 33-2892/2012). 

Встречается мнение, что в комиссию должен войти работник, являющийся материально ответственным лицом. Обосновывают это п. 2.8 Методических указаний № 49, по которому участие такого лица в проверке фактического наличия имущества обязательно (апелляционное определение Калининградского областного суда от 26.06.2013 по делу № 33-2691/2013). 

Несмотря на то, что подобное решение единично, сотрудники могут использовать эту позицию в качестве довода о нарушении работодателем методики инвентаризации. Контраргументом послужат тот же п. 2.8 Методических указаний № 49, по которому работник участвует в проверке наличия имущества, но закон не обязывает включать его в состав комиссии. 

Более того, считаем это излишним, поскольку цель комиссии — выявить и оценить ущерб, а работник, как правило, не заинтересован в этом и может препятствовать установлению истины. Поэтому указанное положение методики трактуем так: работодателю придется проконтролировать, чтобы материально ответственный сотрудник наблюдал за действиями внутренних проверяющих, но только с целью защиты своих прав. Кроме того, он может дать пояснения по выявленным фактам. Для этого включать сотрудника в состав комиссии не требуется.

Указанный вывод косвенно подтверждают формы из приложения 6 к Методическим указаниям № 49 и № ИНВ-1. В них для подписей членов комиссии и лица, ответственного за хранение имущества предназначены отдельные самостоятельные строки с соответствующими названиями. 

Чтобы работник не пропустил переучет, его необходимо ознакомить с приказом под подпись. Это докажет выполнение работодателем требований закона по привлечению сотрудника к участию в инвентаризации в соответствии с п. 2.8 Методических указаний № 49. 

В ходе рассмотрения споров о привлечении работников к материальной ответственности суды проверяют множество обстоятельств. Работодателю нужно доказать вину сотрудника в причинении ущерба, его размер и другое (п. 4 Постановления № 52). До того как принять решение, суд оценит каждый факт и документ. Некоторые из них не признают допустимыми доказательствами. 

К этому приведут нарушения Методических указаний № 49. Например, отсутствие приказа, неоговоренные исправления, пустые строки в описях, отсутствие в них подписей членов комиссии. Такими документами работодатель не докажет факт причинения ущерба. Суды единодушно приходят к таким выводам (апелляционные определения Смоленского областного суда от 28.08.2012 по делу № 33-2784, Владимирского областного суда от 02.10.2012 по делу № 33-2892/2012, Санкт-Петербургского городского суда от 14.08.2013 № 33-10619, Вологодского областного суда от 28.08.2013 № 33-3996/2013, ВС Республики Мордовия от 20.02.2014 по делу № 33-332/2014).

Суды крайне тщательно проверяют соблюдение работодателем Методических указаний № 49. Поэтому после получения от работника, который является материально ответственным лицом заявления на увольнение, нужно срочно инициировать переучет. На все мероприятия у работодателя будет примерно 2 недели. По общему правилу за этот срок сотрудник должен уведомить директора о расторжении трудового договора (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). 

Затянув с проверкой наличия имущества, работодатель рискует остаться без денег, поскольку, по мнению судов, переучет после увольнения работника — это нарушение условий и порядка проведения инвентаризации. А, значит, под сомнения ставятся все документы, составленные в ходе такой проверки, так как по прошествии времени установить причинную связь между поведением работника и наступившим ущербом невозможно (определения Рязанского областного суда от 14.12.2011 № 33-2437, Владимирского областного суда от 15.03.2012 по делу № 33-587/2012).

1. Он нанес вред умышленно 
2. Урон причинен в состоянии опьянения
3. Ущерб вызван совершением преступления

В ходе инвентаризации членам комиссии придется составить не один документ. Описи и акты — обязательный атрибут сверки имущества. В подобной ситуации речь о сокращении документооборота идти не может, так как это приведет к противоположному невыгодному компании результату. Нехватку акта или описи суд воспримет как нарушение методики проведения инвентаризации, а значит, компании не удастся доказать ущерб и вину работника в нем.

Для составления описей и актов работодатель вправе использовать формы, приведенные в Постановлении № 88 (например, ИНВ-3, ИНВ-8) либо воспользоваться бланками из приложений к Методическим указаниям № 49. Причем в силу п. 2.5 этих указаний каждый из них необходимо оформить в двух экземплярах.

Описи заполняют от руки либо на компьютере, так как оба способа правомерны (п. 2.9 Методических указаний № 49). Но вот при ручном способе работодателю надлежит использовать шариковую ручку. Правда, маловероятно, чтобы из-за довода работника о непредусмотренном виде чернил суд усомнился в результатах инвентаризации. Отсутствие шариковой ручки всегда можно объяснить строгими правилами заполнения больничных листов и связанной с этим закупкой определенной канцелярии. 

Заполнение документов редко обходится без ошибок, но переписывать (перепечатывать) акт или опись заново не придется; достаточно зачеркнуть неправильную запись и проставить над ней верную (абз. 5 п. 2.9 Методических указаний № 49). И, конечно, исправление необходимо заверить подписями членов комиссии и работника. Если опись или акт заполнен, но в конце остались пустые строки, то их прочеркивают (абз. 6 п. 2.9 Методических указаний № 49). Как правило, для этого используют перечеркнутый знак «Z».

После того как документ составлен, на нем нужно получить подпись материально ответственного лица. Работник должен подтвердить, что проверка имущества проходила в его присутствии (п. 2.10 Методических указаний № 49). К оформлению актов и описей опасно относиться небрежно, так как помарки либо отсутствие в них подписей и расписок свидетельствуют о значительных недочетах и приводят к признанию инвентаризации недействительной (апелляционные определения Кировского областного суда от 20.03.2012 по делу № 33-634, Свердловского областного суда от 10.07.2014 по делу № 33-8946/2014, ВС Республики Алтай от 03.09.2014 по делу № 33-723). 

К числу обязательных документов относится сличительная ведомость (разд. 4 Методических указаний № 49). Ее составляют, если инвентаризация выявила отклонения от учетных данных. Иными словами, она нужна, когда в наличии имущества меньше, чем на бумаге. Без нее суд посчитает недоказанным размер причиненного материального ущерба (апелляционные определения Иркутского областного суда от 29.08.2014 по делу № 33-7111/2014, ВС Республики Алтай от 03.09.2014 по делу № 33-723, Красноярского краевого суда от 17.09.2014 по делу № 33-8994,А-12).

Итак, единственный путь к победе в суде — составить перечисленные документы по имеющимся формам с учетом методики. Иначе судья отклонит иск компании к работнику. При этом будет не важно, что сотрудник фактическим нанес своими действиями урон организации.