Смена управляющей компании: потери и приобретения

Cмена управляющей компании... Этот процесс, даже если в его основе не лежит открытый конфликт между собственником и УК, все равно протекает довольно болезненно для всех вовлеченных сторон. На какие аспекты следует обратить внимание при смене управляющей компании, чтобы избежать как финансовых, так и моральных потерь?

В развитых странах в целях предотвращения коррупции принято периодически менять поставщиков каких бы то ни было услуг. Поэтому на принадлежащих иностранным корпорациям объектах смена управляющих компаний происходит регулярно. В России этот опыт пока не прижился, и если отечественные владельцы идут на замену УК, то по иным причинам. Процесс смены управляющих компаний на объектах коммерческой недвижимости занимает от трех до шести месяцев, поэтому частая смена УК может негативно сказаться на уровне эксплуатации объекта.

По мнению Павла Барбашева, генерального директора «Стандарт-сервис», общей тенденции в этом процессе нет: «Все зависит от качества представляемых услуг УК и отношений между управляющей компанией и собственником, а также между УК и арендаторами. Например, на одном из объектов компании «Хорус Кэпитал» – БЦ «Фабрика Станиславского» – за последние четыре года УК сменилась дважды».

Кризис, конечно, внес определенные коррективы. «В период кризиса девелоперы стали значительно чаще проводить конкурсы по выбору управляющей компании, – рассказывает Михаил Шутов, коммерческий директор управляющей компании «Фрагра», – однако в большинстве случаев это был в первую очередь способ оценить текущее состояние рынка управляющих компаний или же добиться снижения стоимости договора». Как правило, по словам эксперта, после таких конкурсов управление финансовыми потоками оставалось в руках внутренней УК – главным образом потому, что собственники в массе своей по-прежнему не готовы допускать к этому процессу компании со стороны. Значительно легче на аутсорсинг профессионалам передавали техобслуживание и уборку объекта, потому что это экономически выгоднее. Для грамотных девелоперов последнее – основной критерий выбора УК. Если же УК все-таки меняли на внешнюю, то чаще всего в попытках сэкономить и повысить качество обслуживания.

«Основная причина смены УК – соотношение цены и качества услуг, – полагает Михаил Тонков, коммерческий директор «РосЕвроСити», руководитель проекта "Кржижановского, 29"», – а также степень того, насколько собственник вынужден вмешиваться в процесс работы управляющей компании». Павел Барбашев отмечает, что, как правило, смена УК происходит из-за некачественной работы, которая в итоге отражается на отношениях собственника с арендаторами и влияет на желание арендаторов продлевать отношения с собственником. В качестве примера он приводит смену УК на «Фабрике Станиславского»: «Она произошла из-за постоянных жалоб арендаторов и некачественной работы административного и технического персонала».

При проведении тендера собственника подстерегает опасность просчитаться и в погоне за экономией попасть в руки недобросовестных участников рынка. «Демпингующие компании не собираются работать себе в убыток, – подчеркивает Михаил Шутов, – и рассчитывают компенсировать недополученные с заказчика деньги либо за счет дополнительных работ, оплачиваемых отдельно, либо за счет снижения себестоимости оказываемых слуг, например, при помощи махинаций (по-другому это не назвать) с фондом оплаты труда. Такие операторы нанимают неквалифицированный персонал, ведут «черную» бухгалтерию, злостно нарушают налоговое и трудовое законодательство. Последнее особенно распространено на рынке клининга».

КТО БОЛЬШЕ НЕДОВОЛЕН

Обратные ситуации, то есть смена УК по инициативе самой компании, на рынке достаточно редки. Однако Михаил Шутов указывает причину, по которой управляющая компания может сама отказаться от сотрудничества с собственником: «Поскольку девиз профессиональной УК – безопасность, она, скорее всего, не станет браться за проект, бюджет которого не позволит выполнять требуемый объем работ на должном уровне. В нашей практике было несколько подобных случаев. Если клиент просит значительно «ужаться» (на 50 % или даже больше), мы понимаем, что в таких условиях не сможем работать в соответствии с нашими стандартами качества, и, даже если клиента все устраивает, мы все равно предпочтем отказаться от договора или пересмотреть перечень работ и услуг». По словам эксперта, такой подход характерен для всех профессиональных УК, поэтому собственникам следует иметь в виду, что готовность подстроиться под все его требования часто демонстрируют как раз демпингующие компании. «Они никогда не отказываются от клиента сами, поскольку заранее знают, что весь оговоренный объем работ за установленную ими же цену они выполнять все равно не будут, – поясняет Михаил Шутов, – тем более что эффект от некачественной работы УК начинает проявляться не сразу, а в среднем примерно через год». Есть еще один вариант – когда инициатором смены управляющей компании является арендатор. «Если причины объективны и арендатор является важным (с точки зрения объема приносимого денежного потока), то собственник может пойти ему навстречу, – утверждает Михаил Тонков. – Нормальный собственник не может быть доволен работой УК, если к ее работе имеют претензии арендаторы. Хотя, к сожалению, пока не все еще отошли от законов времен бурного роста. Сейчас же по-другому быть не может». Якорный арендатор, заключивший долгосрочный договор аренды, безусловно, имеет полное право потребовать проведения конкурса и включения своего представителя в состав тендерной комиссии, если у него есть претензии к работе УК. «Скорее всего, – полагает Михаил Шутов, – собственник в этом вопросе пойдет на уступки, даже если его самого все устраивает. Российский рынок коммерческой недвижимости сейчас все еще является рынком арендатора, и если управляющую компанию собственник может сколько угодно подстраивать под себя, то «якоря» – нет. Вообще, главное в отношениях между УК и собственником – следование интересам последнего. В зависимости от того, нацелен ли тот на получение стабильного дохода и долговременное владение объектом или же намеревается в обозримом будущем продать свою собственность и его главная задача – повысить ее капитализацию, и определяется, на чью сторону ему выгоднее встать».

ЛОГИКА ПРОЦЕССА

Как должен проходить процесс смены управляющей компании? Александр Будылин, юрист компании «Пепеляев Групп», рекомендует следующий алгоритм: 1) проведение тендера по выбору новой управляющей компании; 2) уведомление старой управляющей компании о расторжении договора возмездного оказания услуг; 3) приемка технической документации от старой управляющей компании и передача такой документации новой УК для ознакомления и разработки плана мероприятий по обслуживанию объекта (должна быть осуществлена за разумный срок до прекращения договора со старой управляющей компанией); 4) заключение договора возмездного оказания услуг с новой УК. Договор возмездного оказания услуг, которым регулируются отношения между УК и собственником в соответствии с Гражданским кодексом, расторгнуть не так сложно. Действующее законодатель-ство РФ предусматривает право заказчика (собственника объекта коммерческой недвижимости) в одностороннем порядке расторгнуть договор возмездного оказания услуг, компенсировав исполнителю (управляющей компании) фактически понесенные исполнителем расходы. В этой связи специфика расторжения договора возмездного оказания услуг определяется самим договором: в частности, договором могут быть предусмотрены специальные сроки направления уведомлений о досрочном расторжении договора. Например, за три месяца до расторжения. Хотя в большинстве договоров предусматривается право собственника уведомить УК об отказе от ее услуг в оговоренный срок, как правило, за 30 дней. «Расторжение договора услуг в суде оспаривать бесперспективно, за исключением наличия задолженностей за оказанные услуги», – констатирует Павел Барбашев. На что следует обратить особое внимание при расторжении договора с управляющей компанией? По мнению Александра Будылина, наиболее важными являются следующие аспекты: «Обеспечение функционирования объекта недвижимого имущества до заключения договора с новой УК. Мы рекомендуем предусмотреть в договоре систему штрафов за нарушение управляющей компанией своих обязательств. Далее – возврат управляющей компанией технической документации на объект. Договор с управляющей компанией должен содержать условие о сроках возврата собственнику всей технической документации на объект и штрафы за нарушение этой обязанности». Что касается календарного периода, в который происходит смена УК, эксперты не считают данный фактор препятствием, даже когда этот процесс не совпадает с окончанием финансового года.

ВЗАИМНЫЕ РИСКИ

Наиболее болезненным для собственника является вопрос возможных дополнительных затрат. «Затраты собственника при смене УК связаны с возможным сокращением технического и административного персонала. Но на практике они минимальны, так часть персонала переходит в новую УК либо на другие объекты сменяемой УК, – делится опытом Павел Барбашев. – Новая УК способна зайти на объект за один-два месяца. Аудит систем и общего состояния объекта обязателен, так как при передаче всех систем здания новой УК фиксируются все недочеты. При переходе к работе с новой УК нужно четко донести информацию до арендаторов, что делается это не ради экономии (хотя иногда возможно даже сочетать экономию с повышением качества), а ради повышения качества услуг. Также очень важна техническая составляющая: детальный анализ состояния всех систем здания, наличие исполнительной документации, фактически выполненные работы за последний год, что поможет более точно составить бюджет эксплуатации новой УК на первый год». «Если собственник меняет одну профессиональную УК на другую, то стоимость их услуг будет примерно одинаковой, с разницей до 10 %, и, следовательно, никаких существенных дополнительных расходов он при этом не несет, – подтверждает Михаил Шутов. – Аудит инженерных систем и прочего обычно проводится одновременно с плановой работой новой УК на объекте и отдельно не оплачивается». Тем не менее собственник должен быть начеку. Михаил Шутов предупреждает, что при снижении стоимости договора на 20 % и более стоит ожидать подвоха: «Окупить подобную ценовую политику можно только за счет снижения себестоимости и жесткой экономии на всем, на чем возможно, например, заставляя оборудование работать «на отказ», то есть эксплуатируя его не в соответствии с нормами выработки, указанными в техпаспорте, а пока не сломается. Нередко собственник ничего не знает о подобных «инициативах» и их последствиях, так как он в принципе не обязан разбираться в таких вопросах. В результате, сэкономив 20–30 % на стоимости договора, через год собственник заплатит гораздо больше и вся его экономия пойдет прахом». Все это дополнительные риски для собственника, и чем сильнее демпингует УК, тем эти риски выше. Конечно, демпингующая УК сама рискует, поскольку несет ответственность перед собственником за ущерб, причиненный действиями ее сотрудников или субподрядчиков. «Теоретически подобная ответственность должна быть застрахована, – разъясняет Михаил Шутов, – а собственник должен обратиться в суд для защиты своих интересов. Но российский собственник в суд не ходит, а предпочитает решать спорные вопросы напрямую, и операторы прекрасно об этом осведомлены и, более того, заранее закладывают подобные риски в бюджет проекта. Если бы у демпингующей УК возникла уверенность, что клиент выберет именно судебный способ урегулирования конфликтов, она в 80 % случаев не стала бы с ним работать. К сожалению, такая практика в нашей стране еще не сложилась, и ситуация не изменится еще довольно долго». Что касается УК, для нее досрочное расторжение договора может вылиться в финансовые потери, например, если было закуплено специальное оборудование для оказания услуг конкретному клиенту, а некоторое время спустя этот клиент отказался от сотрудничества. По мнению Александра Будылина, одним из основных способов минимизации риска досрочного расторжения договора для УК является установление особого порядка расторжения договора: «Стороны могут предусмотреть, что договор может быть расторгнут путем направления уведомления за длительный срок до такого расторжения. Вместе с тем такое условие может быть признано ничтожным. Норма, предусматривающая право заказчика на одностороннее расторжение договора, является императивной и не может быть изменена по соглашению сторон. Кроме того, не допускается установление договором штрафов за его одностороннее расторжение».

Единственным способом для УК минимизировать подобные риски является хорошая работа. Павел Барбашев рекомендует УК регулярно анкетировать арендаторов и собственников (минимум раз в полгода), поскольку для управляющей компании важно иметь обратную связь по качеству предоставляемых услуг и возможным улучшениям и нововведениям. «Управляющая компания должна понимать пожелания собственников и строить свою работу так, чтобы цели УК и собственника совпадали, – говорит Михаил Тонков. – Работа управляющей компании должна быть максимальна прозрачна для собственника. Он должен иметь и согласовать все процедуры работы УК на объекте (от регламентов подготовки к зиме до должностных инструкций каждого сотрудника). Это же касается и периодической проверки состояния всех инженерных систем». По мнению эксперта, в любом случае все должны быть заинтересованы в «мирном» процессе перехода от одной УК к другой.