Загрузка...
19.04.2024
2 мин. на чтение

Представительские и командировочные расходы. Как предотвратить злоупотребления с деньгами

В статье партнер «Пепеляев Групп» Анна Берлина и младший юрист Александра Текутьева разобрали, как бороться со злоупотреблениями работников, которые получают под отчет деньги для оплаты представительских, командировочных расходов, покупки канцтоваров и т. п. Нередко такие работники не отчитываются полностью о расходах, сдают подложные чеки или просто не возвращают остаток денег, а при попытке работодателя их удержать увольняются. Сначала дадим советы, как минимизировать такие ситуации, а затем расскажем, что делать, если работник все-таки не возвращает деньги.

1. Как заранее обезопасить компанию при предоставлении подотчетных средств

Универсального способа защиты от всех злоупотреблений при выдаче аванса на представительские и командировочные расходы нет, поскольку работники постоянно придумывают какие-нибудь новые схемы и хитрости. Однако самые частые проблемы можно предотвратить или хотя бы сделать так, чтобы сумма потенциального ущерба была минимальной. Для этого рекомендуем предпринять следующие меры:
  • документируйте, на что именно передаются средства («аванс на командировочные расходы в апреле 2024 года» и т. п.); 
  • четко регламентируйте в ЛНА формат и сроки отчетности по представительским и командировочным расходам;
  • установите в ЛНА запрет на снятие наличных с корпоративной карты;
  • добивайтесь от работников своевременной сдачи авансовых отчетов и оперативно их проверяйте;
  • прекращайте выдачу средств при задержке сдачи авансовой отчетности или выявлении злоупотреблений со стороны работников (это предотвратит накопление значимых сумм долга);
  • своевременно проверяйте чеки, а также операции по корпоративной карте с помощью онлайн-банкинга;
  • координируйте действия всех подразделений, чтобы не возникали ситуации, когда бухгалтерия не знает об отмене командировки из-за увольнения и начисляет плановый аванс;
  • при увольнении по соглашению сторон прописывайте в соглашении сумму удержания: «Произвести из суммы окончательного расчета удержание неизрасходованного аванса на представительские расходы в размере ХХ рублей».
В отношении специфических расходов (например, чаевых) можно предусмотреть в ЛНА, что их допустимо оставлять лишь по QR-коду через приложение банка, где открыт корпоративный счет. Также можно установить ограничение размера чаевых, принимаемых в качестве представительских расходов (например, 5% от счета).

Полная версия статьи доступна подписчикам журнала «Трудовые споры»

Если Вы заметили ошибку или опечатку, выделите ее и нажмите CTRL+Q

Вас также может заинтересовать

skill

14.05.2024

Новости недвижимости: историко-культурная экспертиза, объекты капитального строительства, Росреестр

В этом выпуске Наталья Стенина - партнер, руководитель практики недвижимости и строительства «Пепеляев Групп», расскажет о последних новостях в области недвижимости и стр...

Смотреть

20.05.2024

В Трудовом кодексе закрепят гарантии для временных работников

Для сотрудников, которые трудоустраиваются на короткие сроки, пропишут гарантии в Трудовом кодексе РФ. Они смогут выходить...

03.05.2024

Среди всех бонусов работники больше всего заинтересованы в получении премий

Премии обгоняют все остальные составляющие социального или компенсационного пакета от работодателя. Чаще всего речь идет...

24.04.2024

Кадры со школьной скамьи

Качественное профессиональное образование невозможно без участия работодателей. По оценке Высшей школы бизнеса НИУ ВШЭ, ...

23.04.2024

В Москве прошла 15-я практическая конференция «Цифровой документооборот»

15-17 апреля 2023 года в Москве состоялась 15-я практическая конференция «Цифровой документооборот», организованная MSB ...