Согласие на обработку персональных данных работника
Работодателю не нужно согласие работников на обработку персональных данных, если информация будет использована только в рамках внутренних рабочих процессов.
Однако если надо оформить полис ДМС или отдать функции по расчету и начислению зарплаты на аутсорсинг, то персональные данные придется передать третьему лицу. Значит, без отдельного согласия работников не обойтись.
Что учесть при составлении такого документа, рассказали в статье.
Однако если надо оформить полис ДМС или отдать функции по расчету и начислению зарплаты на аутсорсинг, то персональные данные придется передать третьему лицу. Значит, без отдельного согласия работников не обойтись.
Что учесть при составлении такого документа, рассказали в статье.
НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ
❶ Согласие на обработку персональных данных по образцу, приведенному в статье, подойдет только для работника. Такое согласие не будет актуальным, например, для соискателя. Очевидная, но часто встречающаяся ошибка.
❷ За работника в некоторых случаях согласие должен подписывать представитель. Например, если работник — несовершеннолетний. Поэтому в шаблоне соответствующего документа рекомендуем предусмотреть графы, в которые можно было бы внести сведения о представителе.
❸ Прописывайте полное наименование работодателя и сведения о его местонахождении.
В качестве дополнительного идентификатора работодателя можно также указать ИНН или ОГРН (ОГРНИП), однако такая информация необязательна.
❹ Правильно сформулировать цель обработки персональных данных бывает сложно. Проблема в том, что в соответствии с текущей правоприменительной практикой в согласии на обработку персональных данных следует указывать именно одну цель.
В то же время нигде не сказано, насколько детально должна быть прописана такая цель. Так, основанием для большинства действий работодателя с персональными данными работника будет соблюдение закона путем осуществления прав и исполнения обязанностей сторон трудовых отношений. Например, выплата заработной платы не будет являться самостоятельной целью, ведь это лишь часть обязанностей.
Однако если появляется стороннее обстоятельство, то цель может оказаться уже другой. Довольно распространенный пример — предоставление работникам полиса ДМС.
С одной стороны, если предусмотреть предоставление полиса ДМС в трудовом договоре, это станет обязанностью работодателя.
С другой стороны, страховые компании по условиям договора страхования могут предусматривать использование персональных данных застрахованных лиц в маркетинговых целях. В этом случае одним стандартным согласием не обойтись.
❺ В согласии на обработку персональных данных указывайте конкретный перечень таких сведений. Он должен соответствовать цели обработки и фактическим обстоятельствам.
Чтобы не запутаться, рекомендуем в отдельном документе вести список обрабатываемых персональных данных по каждой категории субъектов с указанием целей обработки таких сведений.
Благодаря указанному списку сможете оперативно составлять шаблоны согласий на обработку персональных данных и иных документов.
Главное — отслеживайте изменения в за-конодательстве и поддерживайте список в актуальном состоянии.
❻ Пропишите сведения о лице, которое будет осуществлять обработку персональных данных по вашему поручению. В одном согласии указывайте только одно лицо, действующее по поручению работодателя.
Принцип «одна цель обработки — одно согласие» проверяющие используют по аналогии при указании лица, которому поручают обработку данных.
Кроме того, Роскомнадзор рекомендует указывать в согласии иных операторов, помимо работодателя, которым будете передавать персональные данные работников.
❼ В согласии на обработку персональных данных укажите способы обработки такой информации. Учтите, что с 1 марта 2021 года для распространения персональных данных может потребоваться отдельное согласие гражданина. Требования к содержанию такого согласия устанавливает Роскомнадзор.
❽ Срок действия согласия на обработку персональных данных должен соответствовать цели обработки данных. Такое согласие не может быть бессрочным, потому что основная цель обработки может считаться достигнутой вместе с увольнением сотрудника.
Поэтому пропишите, что согласие действует, пока стороны состоят в трудовых отношениях.
➒ Работник вправе подписать согласие собственноручно или с помощью электронной подписи.
❷ За работника в некоторых случаях согласие должен подписывать представитель. Например, если работник — несовершеннолетний. Поэтому в шаблоне соответствующего документа рекомендуем предусмотреть графы, в которые можно было бы внести сведения о представителе.
❸ Прописывайте полное наименование работодателя и сведения о его местонахождении.
В качестве дополнительного идентификатора работодателя можно также указать ИНН или ОГРН (ОГРНИП), однако такая информация необязательна.
❹ Правильно сформулировать цель обработки персональных данных бывает сложно. Проблема в том, что в соответствии с текущей правоприменительной практикой в согласии на обработку персональных данных следует указывать именно одну цель.
В то же время нигде не сказано, насколько детально должна быть прописана такая цель. Так, основанием для большинства действий работодателя с персональными данными работника будет соблюдение закона путем осуществления прав и исполнения обязанностей сторон трудовых отношений. Например, выплата заработной платы не будет являться самостоятельной целью, ведь это лишь часть обязанностей.
Однако если появляется стороннее обстоятельство, то цель может оказаться уже другой. Довольно распространенный пример — предоставление работникам полиса ДМС.
С одной стороны, если предусмотреть предоставление полиса ДМС в трудовом договоре, это станет обязанностью работодателя.
С другой стороны, страховые компании по условиям договора страхования могут предусматривать использование персональных данных застрахованных лиц в маркетинговых целях. В этом случае одним стандартным согласием не обойтись.
❺ В согласии на обработку персональных данных указывайте конкретный перечень таких сведений. Он должен соответствовать цели обработки и фактическим обстоятельствам.
Чтобы не запутаться, рекомендуем в отдельном документе вести список обрабатываемых персональных данных по каждой категории субъектов с указанием целей обработки таких сведений.
Благодаря указанному списку сможете оперативно составлять шаблоны согласий на обработку персональных данных и иных документов.
Главное — отслеживайте изменения в за-конодательстве и поддерживайте список в актуальном состоянии.
❻ Пропишите сведения о лице, которое будет осуществлять обработку персональных данных по вашему поручению. В одном согласии указывайте только одно лицо, действующее по поручению работодателя.
Принцип «одна цель обработки — одно согласие» проверяющие используют по аналогии при указании лица, которому поручают обработку данных.
Кроме того, Роскомнадзор рекомендует указывать в согласии иных операторов, помимо работодателя, которым будете передавать персональные данные работников.
❼ В согласии на обработку персональных данных укажите способы обработки такой информации. Учтите, что с 1 марта 2021 года для распространения персональных данных может потребоваться отдельное согласие гражданина. Требования к содержанию такого согласия устанавливает Роскомнадзор.
❽ Срок действия согласия на обработку персональных данных должен соответствовать цели обработки данных. Такое согласие не может быть бессрочным, потому что основная цель обработки может считаться достигнутой вместе с увольнением сотрудника.
Поэтому пропишите, что согласие действует, пока стороны состоят в трудовых отношениях.
➒ Работник вправе подписать согласие собственноручно или с помощью электронной подписи.
Источник: Трудовые споры
Если Вы заметили ошибку или опечатку, выделите ее и нажмите CTRL+Q
