Обманчивая цифровизация

Интенсификация-2021

Формально возможность заключения сделок в электронной форме была закреплена еще в Гражданском кодексе РФ 1994 года. Действующий федеральный закон признает равнозначным бумаге с печатью файл, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью. Но все эти нормы могут применяться, только если другими законами и нормативными актами не требуется или даже «не подразумевается» составление документа на бумаге.

В настоящее время цифровизацию активно поддерживают многие ведомства. Так, по словам руководителя Федерального казначейства Романа Артюхина, уже сегодня невозможно заключить государственный контракт на бумаге. [...]

 
Отказывается от бумаги и фискальная служба. Уже много лет почти все компании (кроме микропредприятий) не просто вправе, а обязаны сдавать налоговую и иные виды отчетности исключительно в электронной форме. В безбумажном виде с использованием квалифицированной подписи допускается подготовка и многих первичных документов, в том числе обмен счетами-фактурами. По соглашению сторон участники рынка активно используют простую электронную подпись, а иные обмениваются официальными электронными документами через мессенджеры или в социальных сетях. [...]

Драйвером цифровизации может стать новый порядок оформления ключей усиленной квалифицированной электронной подписи, необходимой как для подачи отчетности, так и участия в торгах, подписания контрактов и в иных случаях. С 1 июля руководители юридических лиц и индивидуальные предприниматели вправе бесплатно получить ее в налоговой инспекции.

 
Бумажные души

Вместе с тем многие надзорные органы требуют представить материалы для проверки в виде бумажных распечаток. [...]

 
В ряде случаев электронный документооборот предполагает использование скан-образов документов. В таком виде, в частности, граждане могут подавать иски, жалобы и иные материалы в суды: после поступления в инстанции они опять же распечатываются и приобщаются к делу исключительно в бумажной форме.

 
Неопределенной остается возможность цифровизации и бухгалтерских архивов. Министерство финансов РФ неоднократно подтверждало возможность использования безбумажных первичных документов, подписанных даже простой электронной подписью. [...]

 
Дубликат дороже оригинала

Урегулировать спорные вопросы цифровизации призван подготовленный Министерством экономического развития РФ законопроект. Он уже одобрен Правительством России и внесен в Госдуму. По мнению разработчиков, новый закон «создаст правовые основы для долговременного хранения документов в электронном виде».

 
Принятие законопроекта должно избавить бизнес от порой бесконечного накопления бумажных архивов. Оцифровка таких документов позволит уже через год легально уничтожить бумажный оригинал. Также определяется порядок конвертации электронных документов (перевод из одного формата в другой) и так далее.

 
Вместе с тем на практике предлагаемые нормы могут привести к прямо противоположному результату. Ведь так называемый электронный дубликат бумажного документа должен быть удостоверен усиленной квалифицированной электронной подписью лица, собственноручно подписавшего оригинал. Только при соблюдении этого условия соответствующий файл признается равнозначным, а его владелец вправе через год уничтожить исходную бумагу.

 
Такие требования теоретически выполнимы в отношении внутренних документов – уполномоченным сотрудникам придется переподписать ранее созданные документы уже в цифровой форме. Хотя в случае увольнения (смерти или отсутствия по иным причинам) такого должностного лица вся программа цифровизации останавливается. Тогда как получить электронные дубликаты ранее полученных бумаг от иных организаций будет многократно сложнее, чем хранить подлинники. 

Усложнится и деятельность компаний, специализирующихся на предоставлении услуг по сканированию документов и хранению электронных архивов, – для ее осуществления нужно будет получать соответствующую лицензию.

Кроме того, по истечении срока действия сертификата ключа электронной подписи хранимые цифровые документы теряют юридическую силу. Чаще всего сертификаты выдаются на один год, оформленные налоговой службой ключи будут действовать 15 месяцев. То есть к моменту планового уничтожения бумажного оригинала его электронный дубликат прекратит правовое существование. [...]

Мнение эксперта

Виталий Григорьев, ведущий юрист налоговой практики «Пепеляев Групп»:

«Представленный законопроект допускает перевод практически всех бумажных документов в электронный вид. Исключение составляют только содержащие государственную тайну, материалы Архивного фонда России и удостоверяющие личность документы. Законодательством могут быть установлены и иные ограничения.

Вместе с тем по общему правилу электронный дубликат вправе создать обладатель или обладатели исходного документа, то есть подписавшие его лица. Покупатель или иной получатель документа (например, счета) сам не сможет перевести его в электронный вид – для цифровизации потребуется волеизъявление обеих сторон. Альтернативный вариант – изготовление электронного дубликата третьим лицом – получившей лицензию на осуществление соответствующей деятельности организацией или индивидуальным предпринимателем. Очевидно, что такая услуга будет платной, но она позволит компаниям самостоятельно перевести исходящие от контрагентов документы в электронный вид, оптимизировав расходы на их хранение».

Источник: Агентство правовой информации (АПИ)