Загрузка...
27.04.2020
4 мин. на чтение

Как обмениваться с контрагентами первичкой по электронной почте

Есть возможность использовать первичные документы, например накладные и акты, направленные по электронной почте. Расскажем, как это сделать.

Компании, которые не используют ЭДО, могут оформлять первичку с простой электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ). При этом нужно, чтобы документ заверили электронной подписью и компания, и контрагент. То есть нельзя, чтобы одна сторона сделки подписала документ на бумаге, а вторая — электронной подписью (письмо ФНС от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760). Чтобы обмениваться электронными документами, включите условие об этом в договор. Если вы не подписывали договор, то заключите отдельное соглашение об электронном взаимодействии.

Что написать в договоре

Перечислите работников, которые будут направлять документы с электронной почты, а также уполномочены подписывать их и получать документы, подписанные другой стороной договора. Это особенно важно, если документы подписывает не директор, а другой работник. Возможная формулировка: «Лицами, уполномоченными подписывать первичные документы и направлять их другой стороне, являются: со стороны ООО “Торгснаб” — генеральный директор Иван Викторович Тимофеев...».

Закрепите, что будете обмениваться документами только с конкретных адресов. Рекомендуем использовать адреса с корпоративным доменом. Не стоит использовать электронную почту в сетях общего пользования, даже если она принадлежит работникам компании, в том числе директору. Возможная формулировка: «Обмен первичными учетными документами в связи с заключением и исполнением настоящего Договора будет осуществляться сторонами только с использованием следующих адресов электронной почты сторон, принадлежащих уполномоченным сторонами лицам, указанным в п. 5.7 настоящего Договора: Иван Викторович, генеральный директор ООО “Торгснаб” — электронная почта timofeev@torgsnab.ru». 

Перечислите, какие документы будете отправлять по электронной почте. Не пишите, что компания направляет контрагенту счета-фактуры с простой электронной подписью. Закон в данном случае требует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись при наличии согласия сторон об этом. Пример формулировки: «Стороны обмениваются по электронной почте следующими документами: акты приемки-сдачи работ и услуг, заявки клиента». 

Зафиксируйте, что любой электронный документ, направленный с почты уполномоченного лица, считается подписанным простой электронной подписью от имени компании: «Любой электронный документ, направленный с почты уполномоченного лица, указанного в п. 5.7 настоящего Договора, считается подписанным простой электронной подписью от имени соответствующей организации, работником, которому принадлежит соответствующий адрес электронной почты. Такой документ приравнивается к подписанному от имени организации собственноручной подписью представителя организации. Стороны признают юридическую силу всех документов, направляемых с учетом установленных в настоящем Договоре правил электронного взаимодействия». 

Установите обязанность работников сохранять конфиденциальность пароля от почтового ящика, учетной записи. Кроме того, рекомендуем обеим сторонам договора утвердить внутреннее положение о правилах использования работниками электронной почты. 

Как быть, если в договоре нет условий об электронных документах

В этом случае вы можете закрепить условие об обмене электронными документами в допсоглашении к договору. Включите в соглашение условия, которые мы разобрали выше.

Проект дополнительного соглашения можно отправить в формате pdf с отсканированной подписью директора на корпоративную почту руководителя контрагента. Укажите в соглашении, как контрагент может его акцептовать, то есть согласиться с условиями. Например, направить ответ с согласием. Можно сразу написать в соглашении конкретный текст этого согласия. Дополнительно можно указать набор символов — код, который контрагент направит по электронной почте в ответ на полученный проект дополнительного соглашения.

При ответе контрагент дополнит текст проекта необходимыми реквизитами со своей стороны: адресами электронной почты, списком уполномоченных лиц. Когда контрагент акцептует соглашение, оно вступит в силу, и компании смогут обмениваться электронными документами.

Возможен такой вариант. Компания направляет первичку контрагенту по электронной почте. В письме нужно подробно описать, к какому договору относится первичный документ. Укажите, что компания-отправитель признает такой документ составленным в простой письменной форме и надлежаще подписанным от имени компании. Попросите контрагента подтвердить получение письма и документа во вложении, а также выразить согласие с его содержанием. В ответе контрагент должен указать, что также считает этот документ подписанным от его имени в простой письменной форме.

Письмо отправьте с корпоративной почты. Если в договоре указали адреса электронной почты, используйте их. Либо отправляйте письма с корпоративной почты директора. Контрагент также должен направить ответ с адресов корпоративной почты уполномоченных лиц.

Как отправлять первичку

Каждой стороне договора рекомендуется иметь доказательства того, что именно от нее исходили документы в адрес контрагента. Например, нотариальный протокол осмотра корпоративного почтового сервера. Также должны быть документы, подтверждающие полномочия работников подписывать документы. Как правило, это доверенность. Самый безопасный вариант, чтобы документы подписывал директор и направлял со своего адреса корпоративной электронной почты.

Убедитесь, что в письмах указали должность и Ф. И. О. отправителя. Адрес компании в подписи лица должен соответствовать адресу компании, указанному в ЕГРЮЛ. Адрес — это дополнительный способ отождествить электронный документ с конкретной компанией, которая его отправила или получила. Проверьте, чтобы в направляемых в электронной форме документах адреса компании и контрагента соответствовали ЕГРЮЛ. Дополнительно можно указывать другие адреса. Убедитесь, что корректный адрес указали также в договорах, по которым оформляются первичные документы.

Источник: Главбух

Если Вы заметили ошибку или опечатку, выделите ее и нажмите CTRL+Q

Вас также может заинтересовать

skill

29.10.2024

Новости экологии: показатели НДТ, использование водных ресурсов, запрет производства ПЭТ-продукции

Наталья Стенина, партнер, руководитель экологической группы «Пепеляев Групп», рассказывает об актуализированных технологических показателях НДТ в сельском хозяйстве, ново...

Смотреть

02.11.2024

Новые условия совершения сделок с акциями, долями в уставных капиталах российских компаний

Информируем об изменении условий совершения сделок по отчуждению акций, долей в уставных капиталах российских юриди...

01.11.2024

О чем не пишет Минфин. Неочевидные корпоративные процедуры, которые нужно согласовывать с Правкомиссией

Стороны должны обратиться в Правкомиссию, даже если Минфин не указал на это. Без разрешения ведомства регистрирующие органы...

01.11.2024

Партнерская формула при отходе партнеров от дел

Причины, предшествующие желанию партнера отойти от дел, могут быть самыми разными, например, возраст партнера, наличие в...

26.09.2024

Бизнес из дружественных стран и БРИКС: кто приходит в Россию

В 2014 году на Дальнем Востоке и в Сибири создали специальные территории опережающего социально-экономического развития ...