Как обмениваться с контрагентами первичкой по электронной почте
Компании, которые не используют ЭДО, могут оформлять первичку с простой электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ). При этом нужно, чтобы документ заверили электронной подписью и компания, и контрагент. То есть нельзя, чтобы одна сторона сделки подписала документ на бумаге, а вторая — электронной подписью (письмо ФНС от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760). Чтобы обмениваться электронными документами, включите условие об этом в договор. Если вы не подписывали договор, то заключите отдельное соглашение об электронном взаимодействии.
Что написать в договоре
Перечислите работников, которые будут направлять документы с электронной почты, а также уполномочены подписывать их и получать документы, подписанные другой стороной договора. Это особенно важно, если документы подписывает не директор, а другой работник. Возможная формулировка: «Лицами, уполномоченными подписывать первичные документы и направлять их другой стороне, являются: со стороны ООО “Торгснаб” — генеральный директор Иван Викторович Тимофеев...».Закрепите, что будете обмениваться документами только с конкретных адресов. Рекомендуем использовать адреса с корпоративным доменом. Не стоит использовать электронную почту в сетях общего пользования, даже если она принадлежит работникам компании, в том числе директору. Возможная формулировка: «Обмен первичными учетными документами в связи с заключением и исполнением настоящего Договора будет осуществляться сторонами только с использованием следующих адресов электронной почты сторон, принадлежащих уполномоченным сторонами лицам, указанным в п. 5.7 настоящего Договора: Иван Викторович, генеральный директор ООО “Торгснаб” — электронная почта timofeev@torgsnab.ru».
Перечислите, какие документы будете отправлять по электронной почте. Не пишите, что компания направляет контрагенту счета-фактуры с простой электронной подписью. Закон в данном случае требует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись при наличии согласия сторон об этом. Пример формулировки: «Стороны обмениваются по электронной почте следующими документами: акты приемки-сдачи работ и услуг, заявки клиента».
Зафиксируйте, что любой электронный документ, направленный с почты уполномоченного лица, считается подписанным простой электронной подписью от имени компании: «Любой электронный документ, направленный с почты уполномоченного лица, указанного в п. 5.7 настоящего Договора, считается подписанным простой электронной подписью от имени соответствующей организации, работником, которому принадлежит соответствующий адрес электронной почты. Такой документ приравнивается к подписанному от имени организации собственноручной подписью представителя организации. Стороны признают юридическую силу всех документов, направляемых с учетом установленных в настоящем Договоре правил электронного взаимодействия».
Установите обязанность работников сохранять конфиденциальность пароля от почтового ящика, учетной записи. Кроме того, рекомендуем обеим сторонам договора утвердить внутреннее положение о правилах использования работниками электронной почты.
Как быть, если в договоре нет условий об электронных документах
В этом случае вы можете закрепить условие об обмене электронными документами в допсоглашении к договору. Включите в соглашение условия, которые мы разобрали выше.Проект дополнительного соглашения можно отправить в формате pdf с отсканированной подписью директора на корпоративную почту руководителя контрагента. Укажите в соглашении, как контрагент может его акцептовать, то есть согласиться с условиями. Например, направить ответ с согласием. Можно сразу написать в соглашении конкретный текст этого согласия. Дополнительно можно указать набор символов — код, который контрагент направит по электронной почте в ответ на полученный проект дополнительного соглашения.
При ответе контрагент дополнит текст проекта необходимыми реквизитами со своей стороны: адресами электронной почты, списком уполномоченных лиц. Когда контрагент акцептует соглашение, оно вступит в силу, и компании смогут обмениваться электронными документами.
Возможен такой вариант. Компания направляет первичку контрагенту по электронной почте. В письме нужно подробно описать, к какому договору относится первичный документ. Укажите, что компания-отправитель признает такой документ составленным в простой письменной форме и надлежаще подписанным от имени компании. Попросите контрагента подтвердить получение письма и документа во вложении, а также выразить согласие с его содержанием. В ответе контрагент должен указать, что также считает этот документ подписанным от его имени в простой письменной форме.
Как отправлять первичку
Каждой стороне договора рекомендуется иметь доказательства того, что именно от нее исходили документы в адрес контрагента. Например, нотариальный протокол осмотра корпоративного почтового сервера. Также должны быть документы, подтверждающие полномочия работников подписывать документы. Как правило, это доверенность. Самый безопасный вариант, чтобы документы подписывал директор и направлял со своего адреса корпоративной электронной почты.Убедитесь, что в письмах указали должность и Ф. И. О. отправителя. Адрес компании в подписи лица должен соответствовать адресу компании, указанному в ЕГРЮЛ. Адрес — это дополнительный способ отождествить электронный документ с конкретной компанией, которая его отправила или получила. Проверьте, чтобы в направляемых в электронной форме документах адреса компании и контрагента соответствовали ЕГРЮЛ. Дополнительно можно указывать другие адреса. Убедитесь, что корректный адрес указали также в договорах, по которым оформляются первичные документы.